|
De gemeente ordent informatie
naar de vraag van de burger. In zijn verschillende rollen stelt de burger een
keten van verschillende soorten vragen. De gemeente herkent die vragen en biedt een passend antwoord
in
de vorm van competenties, informatie en communicatie- systemen.
Om structuur aan te brengen gebruikt KIS gebruikt een model (een ‘informatie-architectuur’)
met vijf ringen.
Elke ring staat voor een bepaalde technologie (informatiedrager) en een informatiesoort. Hoe verder
men in
de ringen doordringt hoe meer de informatie afgeschermd kan worden. En andersom, hoe meer naar buiten,
des te toegankelijker de informatie is.
Hierna worden de vijf ringen achtereenvolgens beschreven. Per ring zijn programma’s
en projecten uitgewerkt.
Uit de ringen zijn taartpunten per product, thema en/of organisatie- eenheid te snijden.
Het is de ambitie van KIS de Delftse kennisorganisatie te ondersteunen en te helpen
uitbouwen. En wel
zodanig dat een aantal uitgangspunten (externe oriëntatie, één organisatie, flexibiliteit en kwaliteit)
gerealiseerd kunnen worden. De essentie van een kennisorganisatie is dat alle leden ervan op elk moment
de
voor hen relevante informatie kunnen verkrijgen. Die informatie ligt opgeslagen in productomschrijvingen,
opdrachten, gegevensbestanden, politieke documenten enzovoorts.
Een belangrijk aspect van een kennisorganisatie is de brede toepassing van informatie-
en
communicatietechnologie (ICT). ICT maakt het mogelijk alle processen in de gemeente efficiënter te
organiseren en beter op elkaar af te stemmen. ICT maakt een sneller transport, een snellere uitwisseling
en
een krachtiger verwerking van grote hoeveelheden informatie mogelijk. Door standaardisering wordt kennis
makkelijker toegankelijk.
KIS kent een ‘keten’ een centrale betekenis toe als het gaat om toedeling
van verantwoordelijkheden en ook
KIS is gebaseerd op een ketenanalyse. Weliswaar wordt het woord niet als zodanig gebruikt, maar de vijf
ringen zijn gebaseerd op de gedachte dat het werk van de overheid naar vijf informatieschakels geordend
kan
worden: Balie, Beleid, Besluit, Bestand en Beheer. KIS zou graag zien dat er per schakel een duidelijke
opdrachtgever is.
In de KIS-visie zijn leden van de kennisorganisatie de ‘vragers’ in het
ringenmodel: klant (+baliemedewerker),
bestuurder (+beleidsmedewerkers), de manager/controller, de administrateur en de beheerder. Deze vijf
vragers zijn ieder verantwoordelijk voor een bepaalde informatietype en vragen van de anderen andere
informatietype. De informatietypen zijn: balie-informatie, beleidsinformatie, besluitvormingsinformatie,
basisinformatie en beheerinformatie. In onderstaande figuur is deze informatie-uitwisseling gemodelleerd
vanuit het perspectief van de Klant.
Op het moment dat de Klant een aanvraag indient, treedt er een proces in werking om
de aanvraag te
verwerken. Op beleidsniveau worden door de beleidsmedewerker de te hanteren normen gesteld. De manager
geeft een opdracht aan de administrateur, gesteld in beschikbare middelen, in te zetten personeel en
op te
leveren documenten, om de aanvraag te behandelen. De administrateur zal bij de ICT-beheerder de benodigde
ICT aanvragen.
Bij de behandeling van de aanvraag krijgt de administrateur software, zal hij een
op grond van een combinatie
van (externe) basisgegevens een voorstel, de manager zal er over rapporteren aan het beleidsniveau en
uiteindelijk zal, in naam van het gemeentebestuur, een beschikking betreffende de aanvraag uitgaan.
De vijf vragers van het ringenmodel zijn ieder verantwoordelijk voor informatieketens
die starten in hun ring. In
onderstaande figuur is een beleidsketen weergegeven, waarvoor de bestuurder/beleidsmedewerker
verantwoordelijk is.
| 
1. Samenvatting
